ضوابط طراحی سالن کنفرانس یکی از مسائلی است که باید در بخش دکوراسیون سالن کنفرانس به آن توجه فراوان داشت. ضوابط طراحی سالن کنفرانس به عوامل زیادی مرتبط است و در این سبک طراحی، باید یک نگاه همه جانبه داشته باشید. اتاق کنفرانس، مکانی برای تعامل درباره دانش و ساخت شبکه های تجاری و انسانی موفق است. در این شرایط و با هدف مهمی که در این فضا در جریان است، ضروری به نظر می رسد تا بیشتر درباره جزئیات طراحی و تجهیز سالن کنفرانس بدانید. طراحی سالن کنفرانس شما باید به نحوی باشد که علاوه بر یک تصویر حرفه ای و موفق از شما، منجر به کسب تجربه ای رضایت بخش و خوشایند از سوی دیگر افراد حاضر در آن جا شود. در همین راستا، در این مقاله، اطلاعات مورد نیاز برای آشنایی دقیق تر با موارد گفته شده بیان خواهد شد. با این مقاله همراه باشید تا بیشتر با معیار های استاندار طراحی یک اتاق کنفرانس استاندارد آشنا شوید.
در طراحی یک اتاق کنفرانس ایده آل به چه چیزی توجه کنیم؟
معیار های یک اتاق کنفرانس ایده آل به عوامل مختلفی بستگی دارد. دانستن این عوامل مهم، باعث می شود شما بتوانید بیشترین استفاده را از دکوراسیون اداری سالن کنفرانس خود داشته باشید و به اهداف مورد نظر برسید. این عوامل به صورت موردی در ادامه مطالب آورده شده است.
ابعاد مکان شما، یک معیار مهم
مهم ترین معیار در این طراحی، توجه به ظرفیت فضای اداره شماست. اینکه ابعاد مکانی که در اختیار دارید چقدر است، بسیاری از موارد دیگر در طراحی را تحت تاثیر قرار خواهد داد. برای مثال، استفاده از کدام سبک از میز کنفرانس مناسب شماست؟ کدام تجهیزات دیجیتال و نوری باید در فضای مورد نظر استفاده شود؟
اتاق کنفرانس برای چیست؟
از عوامل بسیار مهم دیگر که باید به آن توجه داشت، هدف کاربری شما است. این یعنی اینکه شما با چه هدفی از سالن کنفرانس خود استفاده می کنید؟ اگر صرفا قصد دارید جلسات مذاکره محور را در این مکان اجرا کنید؛ قطعا یک طراحی ساده می تواند پاسخگو نیاز شما باشد. از سوی دیگر، اگر جلسات شما با استفاده از فناوری اجرا می شود یا نیاز دارید در بعضی مواقع ویدیو کال داشته باشید و اسلاید هایی را نشان دهید، قطعا طراحی اختصاصی تری نیاز دارید. امروزه استفاده از این تجهیزات می تواند با توجه به تجارت شما بر مخاطب اثر مثبت تری بگذارد. در چنین شرایطی با توجه به نیاز و بودجه خود، توصیه می شود از این طراحی های استراتژیک و تاثیر گذار، غافل نشوید و تصور نکنید این موارد صرفا زیبایی ظاهری محیط هستند.
نقش فرهنگ سازمانی شما در طراحی سالن کنفرانس
المان ها و ارزش های کاری شما در اجرای سالن کنفرانس شما تاثیر گذار و مهم است. همان طور که قبلا اشاره شد، طراحی سالن کنفرانس صرفا یک مسئله ظاهری نیست. اگر این طراحی استراتژیک باشد، می تواند نشان دهنده ویژگی و هویت تجاری شما باشد. همچنین تاثیر زیادی روی نگاه مخاطب تجاری شما دارد. در این شرایط حرفه ای، او در فضایی دلنشین و با معیار های کیفی بالا حضور دارد و به موفقیت تجاری با شما امیدوار تر خواهد بود؛ چرا که شما هم شخصیتی حرفه ای از خودتان نشان داده اید.
از سوی دیگر یک طراحی مناسب، علاوه بر ایجاد فضایی دلنشین، می تواند تمرکز افراد حاضر در جلسه را بیشتر و از خستگی آن ها جلوگیری کند. این موارد باعث بهره مندی بیشتر از این تعامل تجاری می شود. با توجه به موارد گفته شده حتما به این مسائل در طراحی سالن همایش و کنفرانس خود توجه ویژه داشته باشید. در نظر داشته باشید، طراحی این بخش با دیگر اجزای شرکت متناسب و هماهنگ باشد.
انواع سالن های کنفرانس؛ راهنمای مسیر درست طراحی
اتاق های کنفرانس بر اساس ابعاد و هدف کاربری خود، به دسته های کلی مختلفی تقسیم می شوند. توجه داشته باشید این تقسیم بندی ها الزامی نیستند و تنها یک دسته بندی کلی برای آشنایی و درک بهتر سبک های مختلف سالن های کنفرانس هستند. این تقسیم بندی ها بر اساس ابعاد است و بر اساس کارایی، برخی طراحی رسمی تری خواهند داشت.
• سالن کنفرانس کوچک (دارای ظرفیت 6 نفر یا کمتر)
• اتاق های کنفرانس هادل (محیطی مشابه سالن های کنفرانس اما با طراحی صمیمانه تر و کوچک تر)
• سالن کنفرانس بزرگ (دارای ظرفیت 7 نفر یا بیشتر)
هر یک از انواع سالن های نام برده شده، تجهیزاتی متناسب با خود دارند و هدف کاربران اداری در استفاده از آن ها متفاوت است. یکی از پیشنهادهایی که در بخش طراحی سالن کنفرانس بزرگ وجود دارد این است که اگر سالن کنفرانس شما ابعاد زیادی دارد، می توانید با توجه به هدف خود با پارتیشن بندی از فضای خود استفاده های متفاوت و بهینه تری داشته باشید. با این کار یک فضای انعطاف پذیر خواهید داشت.
تجهیزاتی که باید در طراحی در نظر داشته باشید
سالن های کنفرانس با توجه به کاربرد خود دارای تجهیزات عمومی و تخصصی هستند. این تجهیزات از موارد مهم و جزو اصلی طراحی دفتر کار شما هستند. طراحی سالن کنفرانس اداری باید متناسب با استفاده از تجهیزات و فضای قرار گیری آن ها باشد. تجهیزات با توجه به امکانات، هدف و موارد مهمی که قبل تر هم اشاره شد؛ انتخاب خواهند شد تا شما از تمام ظرفیت های سالن کنفرانس خود بهره مند شوید. تجهیزات اتاق کنفرانس می توانند موارد زیر باشند :
صندلی کنفرانس، میز کنفرانس، تلفن و فکس، نورپردازی مورد نیاز اولیه، تخته، پروژکتور، سیستم کنترل نوردهی، نورپردازی استراتژیک، تلوزیون اختصاصی، برد های دیجیتال و...
مکانی که تمرکز افراد را حفظ کند
طراحی و تجهیز کردن سالن کنفرانس باید به نحوی باشد که تمرکز افراد حفظ شود. حفظ تمرکز افراد و توجه به گفت وگو ها از مهم ترین موارد، در جلسات کاری است. افراد زمانی که تمرکز دارند، بهتر تفکر می کنند و ارتباطات هدفمند تر و با کیفیت تری را می سازند؛ در نتیجه باید هر چیزی که این حالت را بر هم میزند شناسایی کرد و در قدم بعدی راه حلی برای آن در نظر گرفت. در ادامه این نکته، بهتر است تا جای ممکن، اتاق کنفرانس از نقطه شلوغ اداره دور باشد تا صدای زیادی وارد سالن نشود، خصوصا اگر شرکت پر رفت و آمدی دارید. توجه به جزئیات دیگر مانند، سیستم نورپردازی مناسب، تهویه مناسب فضا و نکاتی مشابه، اتاق کنفرانس شما را ایده آل تر خواهد کرد. این موارد شرایط بهتری را فراهم می کند و باعث افزایش تمرکز و بازدهی افراد می شود.
دسترسی آسان، احساس راحتی بیشتر
انتخاب سالن مورد نظر برای استفاده به عنوان اتاق کنفرانس هم یکی دیگر از اجزای طراحی و ضوابط طراحی سالن کنفرانس شما است. در این مورد باید توجه داشته باشید اگر اداره یا شرکت شما بزرگ است و جلسات متعددی در آن برگزار می شود، سالن کنفرانس در جایی انتخاب شود که دسترسی عموم افراد شرکت به آن راحت باشد. در طولانی مدت نتیجه این انتخاب مناسب را خواهید دید. چرا که اگر این شرایط مهیا نشود، کارمندان تمایل کمتری برای شرکت در جلسات اداری یا آموزشی خواهند داشت.
وجود فضای باز در طراحی؛ معیاری ضروری
طراحی داخلی سالن کنفرانس شما باید به نحوی باشد که بعد از قرار دادن تجهیزات مورد نیاز، خصوصا تجهیزات اولیه و ضروری مانند، میز و صندلی کنفرانس، همچنان فضایی برای جا به جایی و تردد راحت داشته باشد. اگر فضای کافی برای جا به جایی افراد وجود نداشته باشد، یک فضای غیر حرفه ای و اذیت کننده خواهید داشت.
چگونگی جلوگیری از صداهای مزاحم؛ فضای آکوستیک
یکی از مواردی که می توانید برای مدیریت فضای حرفه ای سالن کنفرانس خود در نظر داشته باشید، طراحی یک فضای آکوستیک است. این فضا باعث می شود هیچ صدایی به اتاق شما وارد یا از آن جا خارج نشود. این فضا صدا را جذب کرده و از اکو صدا جلوگیری می کند که در سالن ها کنفرانس بزرگ بسیار حائز اهمیت است. همچنین شما می توانید از عایق های صوتی دیواری نیز برای مدیریت این چالش استفاده کنید.
نور و اهمیت آن در سالن کنفرانس
یکی از مسائل بسیار پر اهمیت که در طراحی سالن کنفرانس باید در نظر داشته باشید، نحوه نور پردازی و مدیریت نور و روشنایی است. درصورتی که نور زیاد یا کم باشد، چشم مخاطب بسیار اذیت خواهد شد. از سوی دیگر باید توجه داشته باشید نور موجود، یک مانع دیداری برای مخاطبان تان نباشد. وجود نور کافی و مناسب که دارای سیستم کنترل برای تمرکز بر موارد ارائه شده شما است، علاوه بر ایجاد شرایط محیطی مناسب، می تواند ارائه ما را زیباتر و تاثیر گذارتر کند.
خلاصه ای از آنچه قبل تر خواندید
ضوابط طراحی سالن کنفرانس یک مسئله همه جانبه است و به عوامل زیادی مانند، هدف کاربری، ظرفیت و ابعاد مکان مورد نظر و... وابسته است. این سالن ها ابعاد مختلفی دارد و در تجهیز سالن کنفرانس باید با توجه به نیاز خود یک سری از وسایل اولیه مانند، میز کنفرانس، صندلی کنفرانس، سیستم نورپردازی، در صورت لزوم، پروژکتور، برد های دیجیتال و... را تهیه کرد. توجه داشته باشید در طراحی سالن کنفرانس اداری باید به تمامی موارد مورد نیاز برای حفظ تمرکز و راحتی مخاطب و حفظ هویت برند شرکت توجه داشته باشید. ضوابط طراحی سالن کنفرانس ساده به نظر می رسد اما بدانید یک استراتژی حرفه ای که توسط فرد با تجربه طراحی شده باشد، نتایج رضایت بخش بیشتری را برای شما کسب خواهد کرد.
سوالات متداول
در طراحی سالن کنفرانس باید به چه مواردی توجه کرد؟
در این نوع طراحی باید یک نگاه همه جانبه داشت. در طراحی خود، هدف کاربری، امکانات موجود و حفظ راحتی مخاطب را مورد توجه قرار دهید. به نکاتی مانند، نحوه نورپردازی، مدیریت صدای محیط و مواردی که باعث افزایش تمرکز افراد حاضر در جلسه می شود، توجه داشته باشید.
سالن کنفرانس به چه تجهیزاتی نیاز دارد؟
میز کنفرانس، صندلی کنفرانس، تلفن و فکس، سیستم نورپردازی، در مواردی، ویدیو پروژکتور، سیستم کنترل نوردهی و ... نمونه هایی از تجهیزات مورد نیاز برای سالن کنفرانس هستند. کاربران با توجه به نیاز خود می توانند موارد مورد نظر خود را تهیه کنند.
