توجه به ابعاد اتاق کنفرانس یا ابعاد سالن کنفرانس، از موارد اولیه و بسیار مهم در تجهیز سالن های مذاکره است. ظرفیت و ابعاد مکان مورد نظر شما است که می تواند روند طراحی و اجرای سالن کنفرانس را تغییر دهد. آیا مکان مورد نظر را از قبل در اختیار دارید یا در حال حاضر می خواهید طراحی اولیه دفتر کار خود را انجام دهید؟ در هر گروه که باشید توجه به ابعاد سالن کنفرانس برای شما الزامی است. شما باید با توجه به کاربرد مورد انتظار خود از ابعاد اتاق کنفرانس، دست به انتخاب ابعاد مناسب خود بزنید تا در آینده، این مکان مورد نظر، بتواند نیازهای شما را در مذاکره و جلسات آموزش برآورده کند و تجهیزات و تعداد نفرات حاضر در جلسات را در خود جای دهد تا یک نشست ایده آل را تجربه کنید. در ادامه این مقاله با ابعاد استاندارد در طراحی سالن کنفرانس اداری آشنا خواهید شد که نگاه شما را در مسیر طراحی عوض خواهد کرد.
ابعاد مورد نیاز شما در کدام گروه است؟
به طور کلی، ابعاد دقیقی به عنوان یک استاندارد ثابت برای طراحی سالن کنفرانس یا طراحی سالن همایش وجود ندارد؛ اما، بر اساس جزئیات دیگر، به صورت تقریبی می توان سالن و اتاق کنفرانس را در گروه های زیر گنجاند. در ادامه و با خواندن توضیحات کاربردی و سودمند جمع آوری شده، بیشتر با دنیای ابعاد اتاق کنفرانس و سالن کنفرانس و همچنین نکاتی که باید درباره این دنیای جذاب و متنوع بدانید، آشنا خواهید شد.
ابعاد در طراحی اتاق کنفرانس، مکانی کوچک برای ایده های بزرگ
باید گفت، در حالت عادی، اتاق کنفرانس و سالن کنفرانس به یک معنا و به عنوان یک مکان واحد، در نظر گرفته می شوند. این در حالی است که در نگاه تخصصی تر، بین این 2 مکان اداری تفاوت هایی وجود دارد. مهم ترین تفاوت این مکان ها با یکدیگر، ابعاد آنها است. از نظر فراست و سالیوان که از صاحب نظران بخش طراحی هستند؛ اتاق را به عنوان فضایی با مساحت 100 تا 150 فوت مربع و ظرفیت چهار تا شش نفر تعریف می کنند. به طور کلی، اتاق کنفرانس ابعاد کوچک تری در مقایسه با سالن کنفرانس دارد و به همین دلیل، تجهیزات مورد استفاده و کارایی اتاق متفاوت خواهد بود. با توجه به نکته بیان شده، به سالن هایی که ظرفیت 4 الی 7 نفر دارند و در آن ها مذاکرات یا آموزش ها با تعداد نفرات کمی صورت برگزار می شوند، سالن کنفرانس کوچک یا اتاق کنفرانس می گویند.
در اتاق های کنفرانس، تجهیزات اولیه و کمی گذاشته می شود و از طرفی، به ویژگی هایی مثل، آکوستیک بودن فضا نیاز ندارد. ابعاد دقیقی برای اینکه بگوییم یک مکان به عنوان یک اتاق کنفرانس درنظر گرفته می شود وجود ندارد؛ اما، با توجه به مواردی مانند تعداد نفرات، هدف استفاده از اتاق و تجهیزات مورد استفاده و فضایی که اشغال می کنند، می توان یک استاندارد کلی را در طراحی دکوراسیون اداری در نظر گرفت. با توجه به موارد گفته شده، می توان گفت اتاقی که در آن یک میز کوچک و تعدادی صندلی با فاصله مناسب برای جا به جایی، وسایلی مانند یک تخته و موارد این چنینی برای گفت وگو، مذاکره و آموزش جای بگیرند، اتاق کنفرانس محسوب می شود. توجه داشته باشید در صورت لزوم، در اتاق های کنفرانس کوچک از مانیتور یا لپ تاب نیز استفاده می شود که جزء سیستم های تصویری محسوب می شوند.
باجه های تلفن اداری؛ جایی برای مذاکرات 1 به 1
این محیط ها فضاهایی با ابعاد کوچک هستند که معمولا 1 یا 2 نفر ظرفیت دارند و فضایی حدودا 1 یا 2 متر هستند. در مواقعی یک صندلی و میز تک نفره هم در آن گذاشته می شود. این فضا زمانی استفاده می شود که 1 یا 2 نفر بخواهند گفت وگو سریعی درباره کار داشته باشند و تصمیم گیری و مشورت ضروری را انجام دهند یا بخواهند یک کنفرانس تلفنی یا تصویری را برگزار کنند. با توجه به ابعاد این اتاق ها و جلسات کوتاه و سریعی که در آن جا برگزار می شود، به باجه تلفن شهرت یافته اند؛ چرا که گاهی میز و صندلی هم ندارند و صرفا گفت وگوی سرپایی در آنجا صورت می گیرد.
کار و صمیمیت در یکجا؛ هادل ها
این اتاق ها مشابه اتاق های کنفرانس یا همان سالن های کنفرانس کوچک هستند. تفاوت هادل ها با اتاق های کنفرانس کوچک، این است که جلساتی که در این مکان برگزار می شود حالتی غیر رسمی دارند. این مکان ها قسمتی از طراحی دفتر کار اداری هستند که کارمندان می توانند در مواقع لزوم، در محیطی راحت به گفت وگو های کوتاه، فشرده و مورد نیاز بپردازند و به یک تصمیم جمعی برسند و تصمیمات خود را با همکاران حاضر یا دورکار خود در میان بگذارند. این جلسات با تعداد نفرات کمی برگزار می شود و در صورت نیاز، کارمندان ابزار هایی مانند لپ تاپ و موارد مورد نیاز را با خود می آورند. با این وجود، این اتاق ها مانند دیگر اتاق های کنفرانس می تواند ابزار مورد نیاز جلسات را در خود جای دهد. این ابزار می تواند تخته، تلفن، تجهیزات پذیرایی یا مانیتور و موارد دیگر باشد. هدف هادل ها با توجه به سبک طراحی و استفاده ای که از محیط آن ها می شود، افزایش مشارکت کارکنان شرکت است و صرفا یک جلسه اداری نیست. جلساتی که در هادل ها برگزار می شود، برنامه ریزی شده نیست و در مواقعی، با همکارانی که نیاز به گفت وگو با یکدیگر داشته باشند، اجرا می شود.
سالن کنفرانس بزرگ؛ فضایی بیشتر برای یک طراحی بی نظیر
سالن های کنفرانس بزرگ، ابعاد و ظرفیت بیشتری برای جای دادن افراد و تجهیزات مورد نظر دارند. در تجهیز سالن کنفرانس بزرگ، ممکن است از تجهیزات بیشتری در مقایسه با تجهیزات اتاق های کنفرانس، استفاده شود. این سالن ها با توجه به طراحی و هدف مورد انتظار از آن ها، دارای سیستم نورپردازی مجهز، سیستم کنترل، سیستم صوتی، سیستم های تصویری پیشرفته مانند مانیتور یا پروژکتور و... هستند. ظرفیت این سالن ها را معمولا بالای 7 نفر بیان کرده اند و به طور مثال، 20 نفر یا بیشتر هم می توانند در سالن های کنفرانس بزرگ حضور داشته باشند. این سالن ها همچنین ظرفیت زیادی برای انواع سبک چینش سالن های کنفرانس با توجه به کاربری شما دارند. شما می توانید با توجه به ابعاد دقیقی که در اختیار دارید، از سبک های چینش هیئت مدیره، کلاس درس، سالن اجتماعات، U شکل یا مدل مهمانی استفاده کنید. در دکوراسیون سالن کنفرانس، می توان محلی را به عنوان قسمت پذیرایی، طراحی کرد تا افراد در کمترین زمان و بهترین نحو پذیرایی شوند.
همچنین اگر ابعاد سالن کنفرانس شما بسیار زیاد است و امکان دارد در هنگام ورود یا خروج با تجمع افراد رو به رو شوید، توصیه می شود محل ورود و خروج شما به اندازه کافی، فضای تردد راحت را داشته باشد. در استفاده از این نوع سالن ها، با توجه به بزرگ بودن فضا، امکان دارد صداها اکو شوند یا وجود سروصدای زیاد، منجر به اذیت شدن افراد داخل یا خارج از جلسه شود. در این حالت باید از فضای آکوستیک استفاده کرد تا علاوه بر حفظ کیفیت صدا از ورود و خروج صدا جلوگیری کند. می توانید از عایق های صدا برای پوشش دهی مناسب صدا استفاده کنید. سیستم صوتی این سالن ها هم در این ابعاد بزرگ بسیار اهمیت دارد؛ چرا که دور بودن افراد از هم و بزرگ بودن ابعاد سالن کنفرانس باعث می شود صدا با میزان و کیفیت لازم به افراد حاضر در سالن نرسد و نیاز به استفاده از سیستم های صوتی، مانند، میکروفون و اسپیکر باشد. مشابه این موضوع برای سیستم تصویری هم صدق می کند. با توجه به تعداد حضار، ممکن است لازم باشد از مانیتورهای تکی، پروژکتور یا موارد دیگر استفاده کنید تا تصویر بزرگ تر و با کیفیت تر به تمامی مخاطبان نشان داده شود.
پایان مسیر
به طور کلی، ابعاد اتاق کنفرانس و ابعاد سالن کنفرانس، یک اندازه دقیق و مشخص نیست که بتوان آن را به عنوان یک عدد ثابت و استاندارد بیان کرد. نگران نباشید! شما می توانید با در نظر گرفتن مواردی که در ادامه به آن ها اشاره خواهد شد، استاندارد ابعاد اتاق کنفرانس متناسب با شرایط خود را پیدا کنید. شما می توانید با توجه به تعداد نفراتی که در جلسات تان حضور پیدا می کنند و فعالیت هایی که می خواهید در سالن یا اتاق کنفرانس خود داشته باشید یا حتی فضایی که در حال حاضر در اختیار دارید، دست به طراحی و تجهیز سالن کنفرانس مناسب خود بزنید. از نظر ابعاد سالن کنفرانس با در نظر گرفتن نکات بالا، می توان سالن های کنفرانس را به مواردی که در ادامه خواهید خواند تقسیم کرد. سالن کنفرانس کوچک یا اتاق کنفرانس، باجه تلفن، اتاق های کنفرانس هادل و سالن های کنفرانس بزرگ، گزینه های این تقسیم بندی هستند. به خاطر داشته باشید شما علاوه بر تجهیزات اولیه، مانند، میز کنفرانس، صندلی کنفرانس و موارد دیگر مثل، سیستم صوتی و تصویری، باید در صورت لزوم به آکوستیک بودن فضا برای سالن های کنفرانس بزرگ، در ورود و خروج استاندارد و... دقت نظر لازم را داشته باشید.
سوالات متداول
ابعاد سالن های کنفرانس خود را بر چه اساس تعیین کنیم؟
ابعاد سالن های کنفرانس یک عدد ثابت نیست و بر اساس تعداد نفرات شرکت کننده، تجهیزات مورد نیاز، امکانات و نحوه برگزاری نشست ها می توانید استاندارد و ابعاد مورد نیازتان را پیدا کنید. شما با دانستن اطلاعات بالا می توانید ابعاد و استاندارد شخصی سازی شده خود را بسازید.
استفاده از هادل ها چه مزیتی در محیط کار دارد؟
امروزه اثبات شده است، شرکت هایی که در آن ها امکان مشارکت بیشتر و گفت وگو کارمندان در محیط غیر رسمی وجود دارد، موفق تر هستند. با توجه به این نکته، استفاده از این سبک مکان ها که محلی برای به اشتراک گذاشتن ایده ها، بارش های فکری، مشارکت های زود به زود و هماهنگی های مورد نیاز است، می تواند کیفیت روابط بالاتر در محیط کاری، کارگروهی سودمند و موفقیت های بیشتری را در بخش تجاری، به همراه داشته باشد.
