تجهیزات سالن کنفرانس، دقیقا همان چیزی است که اتاق کنفرانس را متفاوت از دیگر اتاق‌ها می‌کند. این تجهیزات نشان دهنده هویت آن مکان و محتوایی است که در آنجا ارائه می‌شود. این اتاق می‌تواند سفیر زیبایی، جایگاه رسمی و هر آن چیزی که می‌خواهید از خود ارائه دهید، باشد. در چنین شرایطی، طراحی و تجهیز سالن کنفرانس اهمیتی دو چندان پیدا می‌کند؛ چرا که دیگر صرفا یک مکان زیبا، راحت و ساده برای تبادل نظرات تجاری نیست و فراتر از این موارد می‌رود. با وجود تمام این مسائل، تجهیز سالن کنفرانس در هر شرکت و محیط اداری، متفاوت است و با توجه به عوامل بسیار، وسایلی که باید سالن شما به وسیله آن ها مجهز شود، متفاوت است. این مقاله سعی دارد با معرفی تجهیزات مورد نیاز برای یک سالن کنفرانس ایده آل؛ به شما در تهیه وسایل مورد نیاز‌تان کمک کند تا یک چک لیست خرید کاربردی و مناسب داشته باشید. همراه این مقاله باشید تا پول و زمان خود را در جای مناسبی سرمایه گذاری کنید.
صدا، دوربین، حرکت، تجهیزات سالن‌های کنفرانس
هر سالن کنفرانس به یک‌سری تجهیزات نیاز دارد تا بتواند هدفی که در استفاده از آن مکان وجود دارد را پوشش دهد. برای مثال، طرف‌های تجاری برای مذاکرات، کارمندان برای جلسات رسمی داخلی، آموزش و مواردی دیگر، در این مکان حضور پیدا می‌کنند. با توجه به این موارد گفته‌شده، می‌توان تجهیزات مورد نیاز در اجرای سالن کنفرانس را در بخش‌های کلی زیر جای داد.
تجهیزات زیرساختی؛ زیربنای اتاق کنفرانس
این تجهیزات مربوط به مواردی مانند، جاگذاری آداپتور‌ها، کابل‌ها و روتر برای وجود اینترنت و موارد این چنینی است. خوب است به این موارد در طراحی سالن همایش و کنفرانس توجه شود تا مخاطبان، تجربه بسیار خوبی از استفاده از مکان مورد نظر کسب کنند.
تجهیزات اداری؛ اولین‌هایی که ضروری‌اند
تجهیزات اداری، اولین و عمومی‌ترین وسایلی هستند که وارد سالن‌های کنفرانس می‌شوند. این وسایل برای هر نوع سالن کنفرانسی، لازم و ضروری است. انتخاب این وسایل براساس ابعاد مکان شما، تعداد نفرات احتمالی حاضر در جلسات و اهداف مورد نظر شما در استفاده از سالن کنفرانس انجام می‌گیرد. این تجهیزات همان، میز کنفرانس، صندلی کنفرانس و موارد اولیه دیگر مانند برگه‌ها، ابزار نوشتاری و... است که در هر جلسه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد.
میزهای اتاق کنفرانس، در ابعاد و سبک‌های مختلف و در مدل‌های مستطیلی، مربعی، دایره و گرد، Uشکل، چندضلعی و... در بخش تجهیزات سالن کنفرانس عرضه می‌شوند. برخی از این میزها اندازه‌های متغیر دارند؛ به این معنا که براساس نیاز شما کوچک یا بزرگ می‌شوند. این سبک میزها معمولا سنگین هستند؛ پس در کنار این مزیت، وزن آن‌ها را هم در نظر داشته باشید. میزهای پرفروش کلاسیک مستطیل و مربع شکل که همواره طرفداران خود را دارند، بیشتر از بقیه مدل‌ها مناسب اتاق‌های کوچک هستند. اگر سالن کنفرانس بزرگی دارید، مدل‌های U، بیضی، مستطیلی بزرگ و... می‌توانند گزینه‌های مناسب دیگر باشند.
در انتخاب میز توجه داشته باشید علاوه‌بر ابعاد مکان، وسایلی که احتمال می‌دهید روی میز قرار بگیرند را در نظر بگیرید تا ابعاد میز، استاندارد مورد نیاز شما را تامین کند. برخی میزها با توجه به کاربرد خود مجهز به برخی امکانات دیجیتال نیز هستند.
صندلی‌ها، ارگونومیک و راحت باشند. برخی از جلسات، ساعات زیادی ادامه پیدا می‌کنند و راحتی صندلی می‌تواند از خستگی زودهنگام افراد جلوگیری کند و میزان آن خستگی را در طولانی مدت کاهش دهد. در آن صورت می‌توانید در طول جلسه بازدهی بالایی در مذاکرات و ارتباطات خود داشته باشید که هدف جلسات نیز همین است. اندازه صندلی‌ها، مناسب و بر اساس استاندارد میز و ابعاد سالن کنفرانس باشد. صندلی‌ها نباید با هم برخورد کنند و باید فضای تردد و جا‌به‌جایی وجود داشته باشد. انتخاب یک طراحی جذاب را هم در خرید میز و صندلی خود فراموش نکنید؛ چرا که قطعا این مورد بر زیبایی، تاثیرگذاری و هویت کاری شما می‌افزاید.
مسئول کیفی صدایی که می‌شنوید
تجهیزات صوتی مواردی مانند، میکروفون‌ها و اسپیکر‌ها هستند. در هر مکانی چه کوچک و چه بزرگ، اهمیت دارد که صدا با کیفیت عالی و کافی به تمامی افراد حاضر برسد. سیستم صوتی مناسب این هدف را دنبال می‌کند. شما می‌توانید با در‌نظر‌گرفتن فضای خود از بهترین ابزار صوتی در تجهیزات سالن کنفرانس خود استفاده کنید. میکروفون‌ها در اشکال مختلف رومیزی، بی‌سیم و با‌سیم ارائه می‌شوند؛ اما استفاده از آن‌ها مناسب جلساتی است که سالن کنفرانس بزرگ و حضار زیادی دارند. استفاده بی‌مورد از سیستم صوتی در محیط‌های کوچک نه‌تنها خوب نیست بلکه اذیت‌کننده است.
در بخش صوتی، توجه داشته باشید، می‌توانید با عایق‌کردن دیوار سالن کنفرانس و یا آکوستیک‌کردن آن، از ورود یا خروج صدای زیاد جلوگیری کنید و صداهای موجود را مدیریت نمایید. این کار کیفیت صدا را در محیط بالا برده و مانع اکو‌شدن صدا می‌گردد.
جایگاه دنیای تصویر در تجهیزات سالن کنفرانس
دنیای تصویر و ابزار دیجیتال مرتبط با آن ارتباط تنگاتنگی با سالن‌های کنفرانس دارند. تجهیزات تصویری در شکل‌های مختلف در دکوراسیون سالن کنفرانس دیده می‌شوند. استفاده از هر یک از این تجهیزات بستگی به این دارد که چه هدفی در طراحی اتاق کنفرانس مورد نظر دنبال می‌شود. برای مثال، اگر تنها یک اتاق برای روند مذاکرات خود نیاز دارید و گاهی یادداشت برداری می‌کنید، قطعا نیازی به ابزار دیجیتال نخواهید داشت. این ابزار مخصوص جلساتی است که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
• جلساتی که در آن باید اسلاید‌ها به حضار نشان داده شود.
• جلساتی که افراد حاضر در آن زیاد هستند و نیاز است تصاویر در ابعاد بزرگ‌تر نمایان شوند و در اینجا از پروژکتور استفاده می‌شود و تصویر در ابعاد بزرگ روی پرده پروژکتور قرار می‌گیرد.
• در نشست‌هایی که تعداد افراد کم است و به صفحه ارائه نزدیک هستند از یک مانیتور کوچک استفاده می‌شود.
• در جلساتی با نفرات بالا برای اشتراک گذاری آنی ایده و... از مانیتور‌های اختصاصی یا صفحات لمسی برای هر فرد استفاده می‌شود که روبه‌روی او قرار دارد و به یک صفحه مشترک که تمامی افراد می‌بینند وصل است.
• از برد‌های دیجیتال برای نمایش فایل‌های مختلف استفاده می‌شود و قابلیت ذخیره اطلاعات را نیز دارند.
• در صورت نیاز از لپ‌تاب در جلسات استفاده می‌شود.
• می‌توان دوربین‌های مداربسته را نیز از گروه تجهیزات تصوری برشمرد.
توجه داشته باشید بعضی از موارد بالا در سالن‌های کنفرانس بسیار مجهز و براساس نیاز آن جلسات مورد استفاده قرار می‌گیرند و صرفا در بالا لیست شده‌اند تا شما بیشتر با این موارد آشنا شوید. اگر در کار خود هیچ ابزار دیجیتالی برای آموزش یا ارائه نیاز ندارید موارد بالا را در لیست تجهیزات سالن کنفرانس خود قرار دهید.
- در موارد آموزشی با توجه به نیاز می‌توانید از برد‌های دیجیتال، مانیتور‌ها و ویدیو پروژکتور استفاده کنید.
- درصورتی‌که موارد بالا مناسب شما نیست می‌توانید از یک تخته سفید برای ارائه مطالب خود استفاده کنید.
نور؛ عامل دیدن هر آنچه است
سیستم نورپردازی یکی از موارد ضروری در تجهیزات سالن کنفرانس است. در حداقل‌ترین حالت ممکن شما به چراغ‌هایی نیاز دارید تا با توجه به فضا، نور کافی را با شدت و رنگ مناسب تامین کند. نور کم یا نور زیاد، هر کدام می‌تواند مشکلاتی را برای چشمان مخاطب ایجاد کرده و دید او را با مشکل مواجه کرده یا وی را خسته کند. پس توجه داشته باشید وجود نور کافی با رنگ خنثی و شدت مناسب، لازمه هر اتاق کنفرانس است. در سالن‌های بزرگ و مجهز، سیستم‌های نوری هم پیشرفته خواهند شد. براساس نیاز، تعداد چراغ‌ها یا وسایل نوری افزایش پیدا می‌کنند. سیستم کنترل نوردهی، منابع نوری دیواری، نورافکن‌ها و... نیز براساس طراحی سالن کنفرانس اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. توجه داشته باشید از تجهیزات نوری با‌کیفیت استفاده کنید تا مدام مجبور به تعویض یا تعمیر وسایل نام برده نشوید.
طعم‌های انرژی‌بخش؛ تجهیزات پذیرایی شما
تجهیزات پذیرایی همان خوراکی و نوشیدنی‌هایی است که حین جلسه سرو می‌شود. شرکت‌ها همواره سعی دارند از بهترین اقلام در پذیرایی از مهمانان خود استفاده کنند. توجه به این نکته نه‌تنها نشان‌دهنده احترام شما به مخاطب است بلکه باعث ایجاد شادابی و کسب انرژی دوباره افراد خصوصا در جلسات طولانی می‌شود. توصیه می‌شود از لذتی که خوراکی‌های خوشمزه و جذاب به مخاطبان شما می‌دهند غافل نشوید. شما می‌توانید با شکلات، شیرینی، نوشیدنی‌های گرم و سرد مانند قهوه، چای و آبمیوه از مهمانان خود پذیرایی کنید. اگر سالن کنفرانس شما فضای مناسبی برای قرار‌دادن تجهیزات تهیه‌کننده موارد بالا داشت؛ می‌توانید قسمتی از سالن کنفرانس خود را جایگاه چای‌ساز، قهوه‌ساز و موارد نام‌برده قرار دهید.
چرا تجهیزات بخش تهویه هوا مهم است؟
تجهیزات تهویه هوا یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در موضوع طراحی سالن کنفرانس است. وجود هوا و اکسیژن کافی برای محیط جلسه بسیار اهمیت دارد. هوای خوب مانند نور کافی برای جلوگیری از کسل‌شدن مخاطب الزامی است. تهویه مناسب علاوه‌بر خالی‌کردن فضا از بوهای نامطبوع احتمالی، به فضای شما طراوت و شادابی می‌بخشد. در مواقعی نیز می‌توانید فضای رسمی خود را با کمی رایحه خوشبو، دلنشین‌تر کنید.
تجهیزات گرمایشی و سرمایشی؛ همراهان روزهای سرد و گرم
قطعا هیچ شخصی علاقه ندارد در فضایی بسیار گرم یا بسیار سرد به مذاکره یا آموزش بپردازد. این مورد از دوست‌داشتن نیز فراتر می‌رود. هوای بسیار سرد یا بسیار گرم از توجه افراد می‌کاهد. در مواردی نیز ممکن است باعث ناخوشی حال مخاطبان شما شود که مطمئنا هیچ شرکتی این را نمی‌خواهد. افراد تمایل دارند در حالتی متعادل و به‌راحتی در جلسات شرکت کنند. در همین شرایط مناسب نیز تمایل به ماندن در فضا و ادامه مذاکره میسر می‌شود. با توجه به این مسئله، تجهیزات گرمایشی و سرمایشی را صرفا یک مورد ساده در نظر نگیرید و در طراحی دفتر کار خود به آن توجه لازم را داشته باشید. در همین راستا با توجه به محیط خود از وسایل گرمایشی و سرمایشی مناسب استفاده کنید و متناسب با آب‌وهوای مختلف آن‌ها را مورد استفاده قرار دهید. با این کار در هوای سرد زمستان یا هوای گرم تابستان، تجربه رضایت‌بخشی از یک جلسه خواهید داشت.
3 نکته مهم در بخش دکوراسیون سالن کنفرانس
• سعی کنید به جذابیت ظاهری دکوراسیون اداری توجه داشته باشید.
• با توجه به محیط و طراحی خود، تا جای ممکن از گیاهان برای زیبایی و حفظ طراوت محیط استفاده کنید.
• سعی کنید همیشه چند صندلی بیشتر برای سالن کنفرانس خود داشته باشید تا در صورت لزوم از آن استفاده کنید.
تنوعی از چینش در سبک‌های اتاق کنفرانس
سالن‌های کنفرانس براساس سبک چیدمان تجهیزات خود به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. هر کدام از سبک‌های چیدمان که در ادامه خواهید خواند، کاربری خاص خود را دارند که در توضیحات زیر به آن‌ها پرداخته شده است.
سبک هیئت مدیره
در این سبک معمولاً از میزهایی به شکل بیضی یا مستطیل استفاده می‌شود. در این نوع چیدمان، ارتباط همه مخاطبان با هم میسر می‌شود؛ چرا که همگی روبه‌روی هم هستند. این سبک در سالن‌های برگزاری جلسات دستور کار داخلی و یا جلسات مذاکره استفاده می‌شود.
سبک سالن اجتماعات
به این سبک، مدل تئاتری یا نمایشی نیز می‌گویند. در این نوع چیدمان، یک صحنه به‌عنوان نقطه مرکز یا سن وجود دارد و بقیه صندلی‌ها روبه‌روی این سن قرار می‌گیرند. این چیدمان معمولاً در حالتی استفاده می‌شود که قرار است یک ارائه یک طرفه وجود داشته باشد.
سبک کلاس درس
این سبک مجموعی از چند نوع سبک چیدمان است. در این نوع چیدمان افراد در ردیف‌های روبه‌روی یک سن یا صحنه قرار می‌گیرند و میزهایی هم برای یادداشت برداری برای مخاطبان طراحی شده است.
سبک مهمانی
این سبک در یک سالن بزرگ با میزها و صندلی‌های متعدد اجرا می‌شود و افراد می‌توانند دور میز بنشینند. معمولا زمان‌هایی که جلسات همراه با وعده‌های خوراکی و گفت‌‌وگو‌های کوتاه است از این نوع چیدمان استفاده می‌شود.
سبک U شکل
این چیدمان از کنار هم قرار‌گرفتن چند میز کنفرانس مستطیل شکل درست می‌شود که به شکل U است. وسط این شکل چیدمان خالی است و می‌تواند در ارائه‌هایی که نیاز است ارائه‌دهنده نزدیک افراد شود و با آن‌ها ارتباط برقرار کند کمک کننده باشد.
در پایان تجهیزات سالن کنفرانس
تجهیزات سالن کنفرانس، همان جزئیاتی است که محتوای دکوراسیون سالن کنفرانس را می‌سازد. این جزئیات با توجه به ابعاد و نوع استفاده شرکت‌ها از این اتاق‌ها، انتخاب می‌شوند. تجهیزات مختلفی در بخش‌های متفاوت طراحی این سبک از سالن‌ها وجود دارند. این تجهیزات می‌توانند در بخش تجهیزات صوتی مانند، میکروفون‌ها، تجهیزات تصویری مانند پروژکتورها یا تجهیزات بدیهی یک اتاق کنفرانس مانند، میز و صندلی کنفرانس باشند. مواردی مانند، سیستم‌های گرمایش و سرمایش، سیستم تهویه، اقلام پذیرایی و حتی زیرساخت‌هایی مانند کابل‌ها نیز می‌توانند جزوی از تجهیزات سالن کنفرانس باشند. در طراحی سالن‌های کنفرانس و تجهیز آن‌ها باید به طراحی جذاب و کاربردی فضا توجه کرد و از این طریق فضایی انرژی‌بخش و باطراوت را برای مخاطب ایجاد نمود. توجه به نورپردازی درست و کافی محیط نیز از مواردی است که باید در تجهیزات سالن کنفرانس در نظر گرفته شود. سالن‌های کنفرانس، سبک‌های متفاوتی دارند که براساس این سبک‌ها چیدمان‌های مختلفی در خود جای داده‌اند. هر کدام از این نوع چیدمان، هدف‌های مختلفی را در خود دارد. این سبک‌ها با عنوان‌های چیدمان هیئت مدیره، سالن اجتماعات، کلاس درس، سبک مهمانی و طراحی Uشکل، ارائه می‌شوند. شما می‌توانید با توجه به هدفی که در استفاده از سالن کنفرانس خود دارید، سبک مناسب خود را انتخاب کنید.
سوالات متداول
تجهیزات سالن کنفرانس چه چیزهایی را شامل می‌شود؟
این تجهیزات می‌توانند مواردی مانند، تجهیزات صوتی و تصویری، تجهیزات اداری مانند، میز و صندلی کنفرانس، تجهیزات گرمایشی و سرمایشی، سیستم نورپردازی، تجهیزات زیرساختی و اقلام پذیرایی باشند.
تجهیزات استاندارد یک سالن کنفرانس ساده چیست؟
تجهیزات اولیه یک سالن کنفرانس ساده، میز کنفرانس، صندلی کنفرانس، وجود تلفن و فکس و در صورت لزوم یک تخته سفید برای ارائه مطالب است و موارد دیگر با توجه به هدف‌های بیشتر و پیشرفته‌تر می‌توانند به اجزای دیگر اضافه شوند.
