استانداردهای سالن کنفرانس، مجموعه ای از ویژگی هایی هستند که باید در تمام مراحل طراحی و تجهیز سالن کنفرانس خود در نظر بگیرید. سالن کنفرانس یکی از مکان های مهم یک شرکت محسوب می شود. این مکان علاوه بر استفاده کارمندان و اعضای شرکت، میزبان مهمانان مهمی خواهد بود که ارتباطات مثبت با آن ها، برای شما بسیار مهم است. یک طراحی سالن کنفرانس استاندارد می تواند به شما کمک کند تا فضایی کارا و رضایت بخش برای جلسات آموزش و دیدار ها یا جلسات رسمی و تجاری خود داشته باشید. همراه این مقاله باشید تا بتوانید از نتایج طراحی خاص و تاثیر گذار محیط اداری خود بهره مند شوید.
استانداردها به ما چه می گویند؟
استانداردهای سالن کنفرانس به بخش های مختلفی مرتبط است. این استاندارد ها می تواند درباره سالن کنفرانس، تجهیزات آن و به طور کلی، هر چیزی که در اجرای سالن کنفرانس استفاده می شود، باشد. اصول مورد نظر برای هر بخش از یک طراحی اتاق کنفرانس، مرتبط با هدف گذاری و استراتژی آن طراحی به خصوص است؛ در نتیجه، مواردی که در ادامه خواهید خواند، اصول و نکات مهمی هستند که شما با توجه به نیاز و استراتژی خود، می توانید از آن ها استفاده کنید. در انتها نیز انتخابی متناسب با خود داشته باشید.
مهم ترین استاندار دها در انتخاب ابعاد سالن کنفرانس
سالن کنفرانس در ابعاد مختلفی طراحی می شود. این سالن ها انواعی از سالن های کنفرانس کوچک و بزرگی هستند که هر کدام ظرفیت ها و محدودیت های خود را دارند. در سالن های کوچک همان طور که از نام شان پیداست، افراد کمی، حدودا 6 نفر یا کمتر، می توانند حضور پیدا کنند. این سالن ها فضای کمتری برای تجهیزکردن فضا دارند. همچنین اصول و استانداردهای متفاوتی را باید در نظر داشته باشید تا بتوانید بهترین نوع طراحی دفتر کار را در این فضا، داشته باشید. در ادامه نیز بتوانید بیشترین استفاده را از فضای خود داشته باشید. سالن های کنفرانس بزرگ 7 نفر یا بیشتر را در خود جای می دهند. در انتخاب اندازه استاندارد مناسب خود باید توجه داشته باشید در فضای سالن کنفرانس شما چه فعالیت هایی صورت خواهد گرفت. با در نظر گرفتن این مورد می توانید پیش بینی کنید چه مقدار فضا مورد نیاز شما است. دانستن این موارد در انتخاب تجهیزات، طراحی اتاق، قرار گیری افراد و وسایل مورد نیاز شما اثر می گذارد.
سالن کنفرانس عضو مهمی در شرکت است و باید با توجه به شرایط، به بهترین نحو آن را ارائه داد. اندازه دقیقی برای ابعاد یک سالن استاندارد وجود ندارد؛ چرا که این سالن ها با توجه هدفی که در استفاده از آن وجود دارد با یکدیگر فرق می کنند. باید توجه داشته باشید، درست است که یک قانون کلی و همه گیر وجود ندارد؛ اما هر کدام از دسته بندی های اتاق کنفرانس با توجه به ظرفیت ها و محدودیت های موجود، معیار های کلی و متناسب با خود را ارائه می دهند. مسئله ای که اهمیت دارد، این است که طراحی متناسب با فضا و هدف شما از استفاده از سالن کنفرانس مورد نظر باشد. برای نمونه، شاید اتاق کنفرانس شما صرفا 4 نفر ظرفیت داشته باشد. استاندارد اولیه یک اتاق کنفرانس یک میز و تعدادی صندلی است که باید داشته باشید؛ اما در این شرایط نمی توانید در تجهیزات خود از میز U شکل استفاده کنید. استاندارد میز مناسب برای شما یک میز ساده مستطیل شکل است. به همین ترتیب می توانید با توجه به نکاتی که در ادامه خواهیم گفت استاندارد ترین انتخاب ها را برای شرایط خود داشته باشید.
تجهیزات مورد نیاز اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟
تجهیزات مورد نیاز در یک سالن کنفرانس با توجه به اهداف افراد حاضر در آن جا و استانداردهای سالن کنفرانس، مشخص می شود. یک سری تجهیزات اولیه وجود دارد که در طراحی سالن همایش و کنفرانس مورد توجه قرار دارند. این وسایل در ادامه برای شما لیست شده است تا راحت تر آن ها را انتخاب کنید.
• وجود یک سالن یا اتاق مجزا به عنوان سالن کنفرانس
• میز کنفرانس
• صندلی کنفرانس
• سیستم نورپردازی اولیه (وجود نور کافی و مناسب در جلسات)
• تهویه هوای مناسب
در صورت نیاز موارد ساده ای مانند، تخته سفید، تلفن ثابت و فکس و وسایلی برای پذیرایی نیز اضافه می شود. در موارد حرفه ای تر و متناسب با نیاز شما در جلسات، موارد زیر می توانند اضافه به تجهیزات بالا اضافه شوند.
• ویدیو پروژکتور
• برد های دیجیتال
• تلویزیون بزرگ
• امکان برقراری کنفرانس های تصویری و ویدیو کال
• نورپردازی دقیق و حرفه ای تر از حد معمول
• سیستم کنترل نوردهی
• وجود میز کنفرانسی که به وسایل دیجیتال مجهز شده باشد.
• سیستم صوتی و میکروفون
• در موارد حرفه ای تر، وجود مانیتور و نورپردازی اختصاصی برای هر صندلی
شما می توانید با توجه به ظرفیت فضا و انتظاری که از برگزاری جلسات خود دارید، از موارد بیان شده استفاده کنید.
5 نکته مهم در تجهیز سالن کنفرانس
• مکان سالن کنفرانس باید پاسخگو حداقل افرادی که ممکن است با آن ها جلسه داشته باشید را دارا باشد. فضا کافی برای جا به جایی مخاطبان شما را نیز داشته باشد. تا جای ممکن صدای شلوغی بیرون از جلسه، مدیریت شود.
• صندلی های موجود، فاصله مناسبی از هم داشته باشند تا با هم برخورد نداشته باشند و افراد به راحتی روی آن ها بنشینند.
• نور کافی در فضا وجود داشته باشد. نور موجود، خیلی کم یا خیلی زیاد نباشد. بهتر است از چراغ هایی با نور خنثی استفاده کنید. در نورپردازی ها از وسایل با کیفیت استفاده شود.
• با توجه به نیاز خود، سیستم صوتی انتخاب کنید که صدای شما یا دیگر افراد را به صورت واضح به تمامی حضار برساند. صدای شما نباید در سالن اکو شود.
• تهویه فضا بسیار مهم است. سالن در شرایط مختلف، گرمایش مناسب، سرمایش مناسب و اکسیژن کافی را در خود داشته باشد.
چطور یک طراحی استاندارد و جذاب سالن کنفرانس داشته باشیم؟
دکوراسیون سالن کنفرانس در فضای رسمی و اداری بسیار اهمیت دارد. این طراحی می تواند روی کارمندان و افرادی که برای جلسات کاری به اداره شما مراجعه می کنند تاثیر زیادی بگذارد. با توجه به این نکته، اهمیت دارد تا شما با اصول و استاندارد های دکوراسیون اداری آشنا باشید تا بتوانید علاوه بر داشتن فضایی زیبا، بر مخاطب خود اثر مثبت بگذارید. طراحی سالن کنفرانس اداری شما باید دارای یک جذابیت ظاهری اولیه باشد. شما باید بدانید که از کدام رنگ ها استفاده کنید تا بتواند جذابیت لازم را برای مخاطبان و کارمندان شما داشته باشد. ماندن در یک فضای کسل کننده، مورد علاقه هیچ شخصی نیست. دکوراسیون نامناسب و غیر حرفه ای نه تنها بازدهی کارمندان شما را در پی خواهد داشت، بلکه یک تصویر نامناسب از شما و کسب وکارتان نشان خواهد داد.
با توجه به موارد گفته شده، ابتدا، ظاهر کل اداره شما و در ادامه، ظاهر اتاق کنفرانس، بسیار اهمیت دارد. استاندارد های زیبایی این بخش باید در مسیر المان های زیبایی در دیگر بخش های اداره باشد. هماهنگی و هارمونی در نگاه مخاطب تاثیر بسیار مثبتی دارد؛ پس، از آن غافل نشوید. شما باید این المان ها را بر اساس هویت بصری و سلیقه اداری خود شکل دهید. یک طراحی مناسب باید هویت رسمی شما، تخصصی که ارائه می دهید، آنچه می خواهید مخاطب از شما بداند و البته سلیقه افرادی که با آن ها دور میز مذاکره خواهید نشست را نشان دهد. استاندارد یک طراحی برای سالن کنفرانس باید این موارد را در خود داشته باشد.
استفاده از رنگ ها و تجهیزات باید به صورتی باشد که افراد تمایل بیشتری برای ماندن در کنار شما داشته باشند. با توجه به موارد قبلی، سعی کنید از رنگ های روشن و شاد استفاده کنید. اگر اتاق کنفرانس شما کوچک است، استفاده از رنگ های تیره می تواند فضا را کوچک تر نشان دهد و بعد از مدتی افراد را خسته می کند. همچنین در استفاده از رنگ های شاد هم زیاده روی نکنید. اغراق بی مورد در هر چیزی اگر با استراتژی مناسب همراه نباشد، می تواند تاثیر عکس روی دیگران داشته باشد. استفاده از میز شیشه ای هم گزینه خوبی برای سالن های کوچک است. ترجیحا رنگ دیوار سفید باشد و با تابلو ها یا طرح های مناسب علاوه بر حفظ محیط رسمی و اداری بر زیبایی محیط بیفزایید و رنگ یک دست سفید را متعادل کنید. اگر یک محیط کاملا رسمی می خواهید باید در نظر داشته باشید تا حفظ پرستیژ اداری شرکت یا جایگاه رسمی شما در تمامی طراحی ها در نظر گرفته شود. این موارد علاوه بر ظاهر محیط باید در سبک انتخابی میز، صندلی و دیگر اجزا مورد استفاده نمود پیدا کند.
پایانی جامع، تمام آنچه باید بدانید
استانداردهای سالن کنفرانس، یک لیست قطعی و ثابت نیست. هر یک از طراحان با توجه به استانداردهای سالن کنفرانس آن شرکت به خصوص، دست به بهترین انتخاب های موجود می زنند. برای مثال، در نظر می گیرد یک شرکت کاملا رسمی چه استانداردهای عمومی و خصوصی دارد و بر اساس امکانات و خواست کارفرما و مخاطبان کسب وکار مورد نظر، دست به انتخاب المان ها می زند. در کنار این نکات، می توان برای طراحی اتاق کنفرانس با توجه به دانش تخصصی و تجربی، بعضی استاندارد های کلی را در نظر گرفت تا با توجه به آن ها تصمیم گیری بهتر و مناسب تری برای خود داشته باشید. برای تجهیز سالن کنفرانس استاندارد، در ابتدا یک میز، صندلی، تلفن و فکس، نور مناسب، تهویه کافی و مدیریت صداهای مزاحم موجود نیاز دارد. در حالت های دیگر، باید مواردی مانند، سیستم صوتی و تصویری مناسب هم در نظر گرفته شود. طراحی این سالن ها باید جذاب، انرژی بخش، تاثیر گذار و هماهنگ با هویت شرکت شما و دیگر بخش های موجود باشد. شما با درنظرگرفتن فضای اداره، امکانات خود و با در نظر گرفتن نکات بیان شده، می توانید با همراهی یک فرد با تجربه، یک طراحی عالی، جذاب و حرفه ای داشته باشید.
سوالات متداول
استاندارد های یک سالن کنفرانس جذاب چیست؟
استاندارد قطعی و یکسانی برای طراحی سالن های کنفرانس وجود ندارد. در کل باید با توجه به نیاز و امکانات خود استاندارد شرایط خود را بیابید. در کنار این موارد باید به یک سری استانداردهای عمومی مانند وجود فضای مناسب براساس مخاطبان خود، نور کافی، تجهیزات دیجیتال مورد نیاز و طراحی زیبای فضا توجه کنید.
آیا نیاز است تمام تجهیزات سالن های حرفه ای را تهیه کرد؟
قطعا خیر. یک سالن ساده به معنای یک سالن غیر حرفه ای نیست. طراحی سالن مورد نظر شما باید بر اساس نیاز شما و با درنظرگرفتن استاندارد زیبایی و جذابیت در نگاه مخاطب تان طراحی شود. در کنار این موارد، پرستیژ کاری و برخی تجهیزات اولیه را هم درنظر بگیرید تا در نگاه همکاران خود حرفه ای به نظر برسید.
